DOCUMENTOS COMERCIALES 
Decreto 2649 de 1993
ARTICULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
Decreto 2649 de 1993
ARTICULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
TODOS LOS SOPORTES CONTABLES DEBEN CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN GENERAL:
* Nombre o razón social le la empresa que lo emite.
*Nombre, número y fecha del
comprobante.
* Descripción del contenido
del documento.
* Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar
los comprobantes.
DOCUMENTOS CONTABLES
Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se
requieran dependiendo de las necesidades de la empresa.
•
ORDEN DE PRODUCCIÓN
Documento utilizado en el módulo de
Producción, para realizar la apertura de órdenes de producción.
• NOTA CRÉDITO
Registra las notas crédito bancarias y las
devoluciones de factura de venta cuando se realizan en diferente periodo
contable con el fin de afectar cada una de las cuentas contables de forma
manual.
• NOTA DÉBITO
Registra las
notas débito bancarias y las devoluciones de factura de compra cuando
se realizan en diferente periodo contable con el fin de afectar cada una de las
cuentas de forma manual.
• NOTA DE ENTRADA
Permite hacer el ingreso de mercancía a
las bodegas cuando se maneja el cruce de documentos con la factura de compra.
• FACTURA DE VENTA
Documento contable que permite registrar
la venta de productos y/o servicios; afectando la correspondiente carga
tributaria, ventas y costos; dependiendo el cruce de documentos que maneje la
empresa, también puede descargar los inventarios.
ARTÍCULO 772 DEL DECRETO 410 DE 1971, CÓDIGO
DE COMERCIO : Factura es un título valor que el
vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al
comprador o beneficiario del servicio.
No podrá librarse
factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a
servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.
ARTÍCULO 617 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO
Indica
cuáles son los parámetros
legales que debe
cumplir una
factura para
tener validez
comercial, legal, civil y
tributariamente.
•
COMPROBANTE DE EGRESO
Permite contabilizar los diferentes pagos
a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
•
NOTA DE SALIDA
Permite dar salida de los productos en el
inventario cuando esta se presente por cualquier situación diferente a una
venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc.
• NOTAS CONTABLES
Permite registrar contablemente los
demás conceptos que no aparecen en este listado de documentos.
Ejemplo: Consignaciones, Parafiscales,
Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año,
Saldos iniciales, etc.
•
RECIBO DE CAJA
Contabiliza el ingreso de dinero por
cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por
parte de los clientes.
•
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados
en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para
ello se establece un fondo denominado caja menor.
• REMISIÓN
Registra la salida al inventario que
posteriormente va a ser cruzada con la factura de venta.
DOCUMENTOS EXTRA
CONTABLES
Son los soportes que permiten registrar
solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios informes de
estos documentos.
• COTIZACIÓN
Documento extracontable que permite
hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa.
• ORDEN DE COMPRA
Documento extracontable que permite hacer
la solicitud de productos y/o servicios a los proveedores.
• ORDEN DE PEDIDO
Documento extracontable que permite
ingresar al sistema las solicitudes de productos y/o servicios realizadas por
los clientes.
• REQUISICIÓN
Documento extracontable; aplica únicamente
para el Modulo de Activos Fijos permitiendo realizar la solicitud interna de un
activo fijo al departamento de compras o responsable de la adquisición del
bien.
TÍTULO III.
DE LOS TÍTULOS VALORES
SECCIÓN VII.
FACTURAS CAMBIARIAS
ARTÍCULO 772. <FACTURA>. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1231 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
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